BüroConcept KG - Onboarding & Personalwesen

Ausgangssituation: Willkommen in der Personalabteilung

Sie arbeiten gemeinsam mit Norman Bender (Sachbearbeiter Personal) und dem Auszubildenden Martin Jäckel in der Personalabteilung der innovativen BüroConcept KG. Das Unternehmen wächst und stellt auf digitale Prozesse um. Herr Bender ist jedoch besorgt: In den Medien häufen sich Berichte über Datenlecks und Cyberangriffe. Zudem müssen dringend rechtliche Rahmenbedingungen bei aktuellen Personalentscheidungen (Kündigung, Schwangerschaft, Probezeit) geprüft werden.

Ihre Aufgabe: Unterstützen Sie Herrn Bender bei der Bearbeitung der folgenden Arbeitspakete.

Teil 1: Die Personalakte und Datenschutz (DSGVO)

Grundsätzlich entscheidet der Arbeitgeber, welche Unterlagen er aufbewahrt. Es gilt jedoch der Grundsatz der Zweckbindung und Datenminimierung (Art. 5 DSGVO).

Lösung: Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse), Personalstammblatt, Arbeitsvertrag (inkl. Änderungen), Kopie der SV-Karte/Krankenkassenbescheinigung, Arbeitszeugnisse/Beurteilungen, Abmahnungen, Urlaubs- und Krankheitsbescheinigungen, Nachweise über Fortbildungen.

Klären Sie mithilfe der DSGVO (insb. Art. 15-17) und des Betriebsverfassungsgesetzes (§ 83 BetrVG) die Rechte der Mitarbeiter bezüglich ihrer Daten.

Recht auf Auskunft & Einsichtnahme

Lösung: Gem. § 83 BetrVG hat jeder MA das Recht auf Einsichtnahme (ggf. mit Betriebsrat). Nach Art. 15 DSGVO hat der MA zudem ein umfassendes Auskunftsrecht, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden.

Recht auf Berichtigung & Löschung

Lösung: Nach Art. 16 DSGVO sind fehlerhafte Daten unverzüglich zu berichtigen. Nach Art. 17 DSGVO ("Recht auf Vergessenwerden") müssen Daten gelöscht werden, wenn der Zweck der Speicherung entfällt (z.B. Abmahnung nach gewisser Zeit, Bewerberdaten nach Absage).

Nennen Sie mindestens vier technische oder organisatorische Maßnahmen (TOMs gem. Art 32 DSGVO), um HR-Daten zu schützen.

Lösung: 1. Passwortschutz/2-Faktor-Authentifizierung, 2. Verschlüsselung von Laufwerken, 3. Vergabe von Zugriffsrechten (Role-based access), 4. Regelmäßige Backups, 5. Clean-Desk-Policy im Büro, 6. Einsatz von Firewalls/Virenscannern.

Teil 2: Das digitale Personalstammblatt

Arbeitsauftrag 2: Legen Sie den neuen Mitarbeiter im System an. Füllen Sie das Personalstammblatt für Norman Bender (Sachbearbeiter Personalverwaltung) aus.
Info: Er erhält die Personalnummer 240270, SV-Nummer: 17027001V155, Krankenkasse: AOK Hannover. Eintritt: 1. des nächsten Monats. Gehalt: 3.450,00 €. Familienstand: ledig. Konfession: rk.

Sozialversicherung & Steuer

Lösung zur Kontrolle: Name: Bender, Norman | Abt.: Personalverwaltung, Sachbearbeiter | Fam.stand: ledig | KK: AOK | SV-Nr.: 17027001V155 | Steuerklasse: I | Konfession: rk | Gehalt: 3.450,00 €

Teil 3: Gesetzliche Rahmenbedingungen im HR-Alltag

Fall 1: Wirksamkeit einer Kündigung

Einem Mitarbeiter soll in der Probezeit gekündigt werden. Welche formalen und rechtlichen Anforderungen stellt das Gesetz (BGB) an eine Kündigung?

Lösung: 1. Schriftform zwingend erforderlich (§ 623 BGB) – E-Mail, WhatsApp oder Fax reichen NICHT aus! Original-Unterschrift nötig.
2. Zugang: Die Kündigung muss in den Machtbereich des Empfängers gelangen (z.B. Übergabe unter Zeugen oder Einwurf-Einschreiben).
3. Betriebsratsanhörung: Gibt es einen BR, muss dieser vorab angehört werden (§ 102 BetrVG), sonst ist die Kündigung unwirksam.

Fall 2: Schwangerschaft (Mutterschutzgesetz - MuSchG)

Eine Mitarbeiterin teilt mit, dass ihr errechneter Entbindungstermin der 15. Oktober ist.

Wann beginnt es? Darf sie trotzdem arbeiten?

Lösung: 6 Wochen vor Entbindung (ca. 03. September). Sie darf arbeiten, wenn sie sich ausdrücklich dazu bereit erklärt (jederzeit widerrufbar).

Wann endet es? Darf sie früher arbeiten?

Lösung: 8 Wochen nach Entbindung (ca. 10. Dezember). Sie darf in dieser Zeit unter keinen Umständen beschäftigt werden (bei Mehrlingsgeburten 12 Wochen).
Lösung: Schwere körperliche Arbeit (Heben > 5kg reg. / 10kg geleg.), Akkordarbeit, Nachtarbeit (20-6 Uhr), Sonntagsarbeit, Umgang mit Gefahrstoffen. Kündigungsschutz besteht während der Schwangerschaft und bis 4 Monate danach.

Fall 3: Schutz schwerbehinderter Arbeitnehmer (SGB IX)

Lösung: Ab einem GdB von 50.
Lösung: Arbeitgeber mit mind. 20 Arbeitsplätzen müssen 5% der Plätze mit Schwerbehinderten besetzen. Bei Nichterfüllung muss eine monatliche Ausgleichsabgabe gezahlt werden.
Lösung: 1. Besonderer Kündigungsschutz (Zustimmung des Integrationsamtes nötig). 2. Anspruch auf 5 Tage Zusatzurlaub im Jahr.

Fall 4: Überwachung der Probezeit

Mit neuen Mitarbeitern vereinbart die BüroConcept KG eine Probezeit von max. 6 Monaten. Nennen Sie organisatorische Möglichkeiten in der Personalabteilung, um sicherzustellen, dass die Probezeit nicht unbemerkt verstreicht.

Lösung: 1. Digitale Wiedervorlage / Reminder im HR-System (z.B. 6 Wochen vor Ende der Probezeit). 2. Automatisierte E-Mail-Workflows an die Abteilungsleiter zur Anforderung eines Feedbacks. 3. Fest terminierte Feedback-Gespräche (nach 100 Tagen und nach 5 Monaten) direkt bei Einstellung in den Kalender eintragen.